1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
- OKTAL LABS sp. z o.o.
- ul. Metalowców 13/A2/10, 41-500 Chorzów
- KRS: 0001155754, NIP: 6372229400, REGON: 540910913
- kontakt w sprawach danych osobowych: pomoc@oktal.pl
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD) — nie mamy takiego obowiązku. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się pod adresem pomoc@oktal.pl.
2. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Zawarcie i realizacja umowy (sprzedaż licencji, dostarczenie Produktu, obsługa Subskrypcji, wsparcie) | art. 6 ust. 1 lit. b — niezbędność do wykonania umowy | przez czas trwania umowy |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe (w tym VAT-OSS) | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny | do czasu wygaśnięcia obowiązków podatkowych (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego; dane licencyjne powiązane z fakturami — do 7 lat) |
| Obsługa zapytań z formularza kontaktowego i czatu na żywo | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes (udzielenie odpowiedzi, obsługa relacji) | do zakończenia sprawy; korespondencja e-mail — do 5 lat |
| Statystyka i analityka korzystania z serwisu (Google Analytics 4) | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda (wyrażana w banerze cookies) | do wycofania zgody; dane analityczne — zgodnie z ustawieniami narzędzia |
| Pomiar skuteczności naszych reklam i remarketing (Google Ads) — sprawdzenie, które reklamy doprowadziły do zakupu, oraz ponowne wyświetlenie Ci naszej reklamy na innych stronach | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda (wyrażana w banerze cookies) | do wycofania zgody; identyfikatory kliknięć w reklamę — do 90 dni |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes | do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane zakupowe i rozliczeniowe: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, adres e-mail, numer NIP/VAT (dla firm), dane niezbędne do wystawienia faktury.
- Dane z formularza kontaktowego: adres e-mail, treść wiadomości oraz inne dane, które sam podasz.
- Dane z czatu na żywo: treść rozmowy oraz dane podane w jej trakcie.
- Dane techniczne i analityczne: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane o korzystaniu ze strony (przy wyrażeniu zgody na analitykę).
- Dane reklamowe: identyfikator kliknięcia w reklamę Google (gclid), informacja o tym, która reklama doprowadziła Cię do serwisu, oraz o wykonanych przez Ciebie działaniach — np. zakupie (przy wyrażeniu zgody na cookies marketingowe).
- Dane związane z licencją: adres domeny (home_url), na której aktywowany jest Produkt, oraz metadane techniczne aktywacji.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy, wystawienia faktury lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Twoje dane możemy powierzać zaufanym podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu wyłącznie w niezbędnym zakresie:
- Operator płatności — ING Bank Śląski S.A. (obsługa płatności ING Pay);
- Dostawca hostingu — cyber_Folks S.A. (utrzymanie serwisu i poczty);
- Dostawca czatu na żywo — Tawk.to Inc. (obsługa okna czatu);
- Google Ireland Ltd. / Google LLC — usługi Google Analytics 4 oraz Google Ads (przy wyrażeniu odpowiedniej zgody).
Dane mogą być również udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym).
5. Przekazywanie danych poza EOG
Korzystanie z Google Analytics 4, Google Ads oraz czatu Tawk.to może wiązać się z przekazywaniem danych do podmiotów ze Stanów Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC) zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.
6. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania (poprawienia) danych;
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym");
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia) — dotyczy analityki, celów marketingowych i innych zgód; służy do tego przycisk „Ustawienia cookies" w stopce serwisu.
Aby skorzystać z praw, napisz na pomoc@oktal.pl. Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.
7. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Jeżeli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, Google Ads może dopasowywać wyświetlane Ci reklamy na podstawie Twojej wcześniejszej wizyty w naszym serwisie (remarketing). Jest to forma profilowania o charakterze wyłącznie marketingowym — nie wpływa na Twoje prawa, warunki zakupu ani cenę Produktu. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez „Ustawienia cookies" w stopce.
8. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies. Szczegółowe informacje — w tym wykaz stosowanych cookies i sposób zarządzania zgodą — znajdziesz w Polityce cookies.
9. Zmiany Polityki prywatności
Możemy aktualizować niniejszą Politykę. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.